Így maradj fókuszált egy zajos munkahelyen

Az irodák, különösen az open office maga lehet a rémálom, különösen akkor, ha olyan feladaton kell dolgoznunk, amely megkülönböztetett figyelmet igényel. A kollégák jelenléte zavaró lehet, ha hangosan beszélgetnek egymással, vagy folyamatosan cseng a mobiltelefonjuk. Hogyan tudunk tehát békét teremteni egy open office-ban? Hogyan kezeljük a hangos munkatársakat, akik zavarják a munkánkat? Mi a legjobb módja annak, hogy megbirkózzunk a zajjal és egyéb zavaró dolgokkal az irodában anélkül, hogy antiszociálissá, netán durvává válnánk?

 

Amit a szakértők mondanak

Az open office előnyeiről és hátrányairól folyamatos vita folyik. Egyes kutatások azt mutatják, hogy a nyitott irodák kreativitást és bajtársiasságot váltanak ki a dolgozókból, míg újabb tanulmányok szerint az open office-ok arra ösztönzik a munkavállalókat, hogy elkerüljék egymást. Ha jól tervezik meg ezeket a tereket, akkor segíthetik az együttműködést azzal, hogy „lehetőséget kínálnak más munkakörű emberekkel való interakciókra az egész szervezeten belül” - véli David Burkus, az Oral Roberts Egyetem docense, azonban ezek az interakciók nagyon zavaróak lehetnek a munkavégzés közben. Ám mivel a vállalatok egyre inkább előnyben részesítik a nyitott közösségi tereket, nagyon fontos, hogy az alkalmazottak megtanulják a nemkívánatos zajt megfelelően kezelni. Szükségünk van tehát saját „túlélési stratégiára”, valamint olyan szabályokra, amelyeket mi és a csapatunk is el tud fogadni.

Lássuk a pozitívumokat is

Mindannyian vágyunk egy kis magányra a munkahelyen. Karen Dillon a Harvard Business Review irodai politikákról szóló útmutatójának szerzője szerint bizonyos szintű pszichológiai biztonságot nyújt az, ha az irodának ajtaja is van. A magánélet ilyesfajta védelme biztosítja, hogy a kollégák ne hallják egymás telefonhívásait, vagy ne lássák, milyen weboldalakat böngészik a másik. A szerző mégis azt mondja, hogy nagyon sok előny is származhat a kollégák ilyen fokú „intim” megismeréséből. A közös térben való munka lehetőséget ad a humorra, a nevetésre, a másik munkaritmusának megismerésére. Dillon azt javasolja, hogy próbáljuk meg elfogadni a nyitott irodák koncepcióját úgy, hogy annak pozitívumaira koncentrálunk, és lecsillapítjuk negatív érzéseinket. Szerinte az is elég, ha ellenállunk az impulzusnak, hogy folyamatosan a zaj miatt morogjunk, hiszen mi sem akarhatjuk, hogy kollégáink finnyásnak tartsanak minket.

Igazodjunk a csapat elvárásaihoz

Burkus azt javasolja, hogy beszélgessünk a csapatunkkal arról, hogyan tudnánk mindannyian optimálisan együtt dolgozni a nyitott irodában. „Először beszéljünk a menedzserrel, mivel az a legjobb, ha ezt a „vitát” a vezetés kezdeményezi” - mondja Burkus. Csapatként a célunk olyan elfogadott normák kialakítása kell, hogy legyen, amelyek mindannyiunk számára működőképesek. Azt javasolja, hogy kérjünk explicit és implicit támogatást, illetve válasszunk egy szövetségest, aki például udvariasan megkérheti a többieket arra, hogy legyenek csendesebbek, ha épp fontos telefonhívásban vagyunk, és természetesen ez legyen kölcsönösen is igaz.

Invesztáljunk fejhallgatókba

Dillon azt ajánlja, hogy vásároljunk zajcsökkentő fejhallgatókat, ha olyan feladatokon dolgozunk, amelyek intenzív koncentrációt igényelnek. A klasszikus zene növeli a teljesítményt is. A fejhallgatók egyben vizuális jelzést is adnak a többieknek arra, hogy most ne zavarjanak. „Mérlegeljük, milyen gyakran használjuk a fejhallgatót” - figyelmeztet Dillon, és hozzáteszi, akár különféle közös kódokat is kitalálhatunk, amelyek jelzik fókuszunk szintjét. „Két fülhallgató például jelezheti azt, hogy hagyj egyedül, koncentrálok, egy fülhallgató pedig azt, kérdezz rá, megszakíthatsz-e” - javasolja.

Mozogjunk az irodában

Mindenkinek szüksége van egy olyan „sarokra” az irodában, ahol zavartalanul gondolkodhat, ötletelhet, Minden open office rendelkezik olyan terekkel, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy kicsit elszeparálódjanak a többiektől. Legyen egy olyan kijelölt helyünk, ahová mindig elvonulhatunk, ha a kollégák nem épp munkavonatkozású beszélgetésbe kezdenek.

Átmenetileg hagyjuk el az irodát

Ha az asztalunknál való koncentrálás nehezünkre esik, Burkus azt javasolja, hogy kérjünk engedélyt arra, hogy alkalmanként máshol is dolgozhassunk, például a könyvtárban vagy egy közeli kávézóban. Figyeljük meg, hol vagyunk a legtermékenyebbek. Mondhatjuk például ezt a vezetőnknek: „Amikor ezeket a jelentéseket írom, nagyon kell összpontosítanom. Elvégezhetném ezt a feladatot a szemközti kávézóban?” Burkus szerint egy olyan vezető, aki nem híve a home office-nak, könnyebben tesz ilyen kisebb engedményeket.

Tartósan kérjük át magunkat máshová

Ha a probléma nem maga a nyitott iroda, hanem egy beszédes munkatárs, akkor itt az ideje, hogy beszéljünk a vezetővel a „mobilis asztalok” lehetőségéről. Dillon szerint azonban ne panaszkodjunk, inkább gondoljuk át közösen, hogyan lehetnénk a leghatékonyabbak egy új térben. Mondhatjuk például ezt: „Könnyebben tudom tartani a határidőket, ha egy csendesebb helyre költözöm”. Bármi is legyen az indok, ne engedjük, hogy dühkitörésig fajuljon a dolog, mert ezt a hibát nagyon nehéz utólag kijavítani. 

Összefoglalóul ezeket tegyük meg:

• Beszéljünk a vezetővel és a csapattal, hogyan tudnánk mindannyian optimális szinten dolgozni az irodában.
• Vásároljunk zajcsökkentő fejhallgatókat arra az esetre, amikor intenzív odafigyelést igénylő feladatokon dolgozunk.
• Vizsgáljuk meg a privát tereket az irodában, ahol megszakítás nélkül gondolkodhatunk.

Ezeket kerüljük el:

• Ne legyünk problémásak. Vegyük észre az open office előnyeit.
• Ne legyünk magányos harcosok. Avassunk be egy megbízható kollégát.
• Ne szenvedjünk csendben. Beszéljünk a vezetővel arról, hogyan tudnánk javítani a produktivitásunkon.

Forrás: HR Portál